Viabilização de uma política de gestão de documentos na Universidade Federal de Minas Gerais

• Autor(a) principal: Claudia Santos Serrano
• Data de Publicação: 2013
• Tipo de documento: Trabalho de conclusão de curso
• Idioma: por
• Título da fonte: Repositório Institucional da UFMG
• Texto Completo: http://hdl.handle.net/1843/BUOS-9FLHT5
• topic: Arquivo; Gestão de documentos; Sistema de arquivo; Política de arquivo; Arquivos e arquivamento (Documentos); Universidades e faculdades Arquivos

A experiência de 30 anos de uma funcionária, que faz parte do quadro de servidores técnicos e administrativos da Universidade Federal de Minas Gerais-UFMG, corporificou-se em proposta de implantação de uma política de gestão de documentos articulada a um sistema de arquivos, operacionalizada por pessoal especializado, alocado nas diversas unidades acadêmicas da referida instituição, cuja atribuição é elaborar, implantar e acompanhar a política de arquivo, com permanente acompanhamento do processo e avaliação do pessoal envolvido, para garantir a atualização dos procedimentos frente às constantes transformações do mundo contemporâneo. Considerando que a UFMG é uma importante instituição pública que se destaca por sua atuação no ensino, na pesquisa e na extensão, é imprescindível que seu sistema de arquivo seja atuante e que adote técnicas consolidadas por competente gestão dos documentos, com vigoroso amparo de força política que venha da criação de uma Diretoria ligada ao Reitor da Universidade. Além disso, em consonância com a Constituição de 1988, a administração pública se obriga a tomar providências para franquear consultas à documentação governamental. A implantação da política e dos sistemas de arquivo, além de satisfazer a exigência legal, implica ganhos substanciais para a qualidade da administração, beneficia tanto a comunidade interna quanto a externa da Universidade, tendo em vista a eficiência na busca e no resgate das informações e a economia de recursos, com a consequente eliminação de documentos que não tenham valor probatório ou científico-cultural.