Sistema de informações gerenciais TOTVS ECM/BPM: um estudo de caso da Saur Equipamentos S.A. de Panambi/RS

• Autor(a) principal: Santos, Anderson Oscar Vieira dos
• Data de Publicação: 2015
• Tipo de documento: Trabalho de conclusão de curso
• Idioma: por
• Título da fonte: Repositório Institucional da UNIJUI
• Texto Completo: http://bibliodigital.unijui.edu.br:8080/xmlui/handle/123456789/3153
• topic: Ciências Sociais Aplicadas; Administração; Sistema de informações gerenciais; Gestão organizacional; Gestão estratégica; Fluxo de trabalho

Toda organização, seja ela prestadora de serviços ou fornecedora de produtos, à medida que o mercado se torna cada vez mais competitivo, requer ferramentas que auxiliem no processo de gestão da empresa. E no que diz respeito ao gerenciamento, trata-se da gestão como um todo, da produção, das pessoas, dos riscos, das competências, enfim, em todos os âmbitos da organização, tem-se a necessidade de se efetuar a gestão de forma que a empresa se torne cada vez mais eficiente e eficaz no que se propõe. Com este objetivo, a Saur Equipamentos S.A. parâmetro internacional de equipamentos para movimentação de cargas, adquiriu o um software para o gerenciamentos dos seu processos de negócio ou business process, o TOTVS ECM/BPM. Onde ECM ou Enterprise Content Managemente, diz respeito ao gerenciamento de conteúdo da organização, e BPM ou Business Process Management trata da gestão de processos da organização. O presente estudo teve como objetivo verificar as etapas do processo de implantação deste sistema na organização, bem como, entender como a área TI ou Tecnologia da Informação complementa outras as áreas da organização e se torna parte integrante da gestão estratégica da organização. Além de compreender como o sistema auxilia nos processos, quais os fluxos de trabalho são gerenciados a partir deste e por fim, aprimorar a sua usabilidade através da sugestão de melhorias. Metodologia Diante destes objetivos e da necessidade de buscar um feedback junto aos colaboradores usuários do sistema, foi desenvolvido um questionário para coleta dos dados na organização. Para Zamberlan (2014, p. 112), universo e amostra “define toda a população e a população amostral. Conjunto de elementos (organizações / entidades, serviços, pessoas, por exemplo) que possuem características que serão objeto de estudo. Neste sentido, o universo é a organização Saur Equipamentos S.A. e a população amostral são colaboradores da empresa que são usuários do sistema objeto de estudo. Questionário é “um instrumento de coleta de dados constituído por uma série ordenada de perguntas, que devem ser respondidas por escrito e sem a presença do entrevistador” (Lakakos; Marconi, 2002, p. 98). O questionário foi enviado por e-mail para 200 colaboradores usuários do sistema TOTVS ECM/BPM, utilizando o banco de dados da empresa. O tempo para retorno dos questionários respondidos foi no período de 10/04/2015 à 30/04/2015. Para o desenvolvimento do questionário foi utilizada a ferramenta Google Docs, ferramenta totalmente on-line que pode ser respondida pela web com uma interface simples que pode ser acessada através de um link, considerado no e-mail enviado aos colaboradores. Foram respondidos ao todo 48 questionários, os quais foram lançados em planilhas que permitiram a tabulação e análise dos dados de forma estatística e estruturada. E a partir desta planilha, os resultados puderam ser apresentados coerentemente na forma de tabelas e gráficos, A partir deste instrumento, se obteve um resultado de 48 questionários respondidos. A análise e interpretação foi realizada através dos dados coletados, onde os resultados foram apresentados de forma qualitativa e quantitativa, sendo procedidas por meio dos conceitos e teorias que constam no referencial teórico. Os respondentes do foram classificados e apresentados quanto ao gênero e percebe-se que a maioria dos respondentes é do sexo masculino, e representa de 72,92% dos entrevistados, enquanto que apenas 27,08% são do sexo feminino. Cabe salientar que, com base em informações coletadas, a contratação colaboradores do sexo feminino se dá apenas para funções administrativas, enquanto que, para funções de produção é optado por colaboradores do sexo masculino. Trata-se de uma política da empresa adotada pelos gestores. A distribuição dos respondentes quanto a sua faixa etária, nos permite efetuar uma interpretação da geração e explicar com base nas teorias de comportamento organizacional a sua cultura e por muitas vezes, atitudes e comportamentos dentro da organização. A classificação da faixa etária, dos colaboradores com mais de 45 anos é de apenas 4,17%, colaboradores na faixa etária entre 16 – 25 anos, compreendem 27,08%, seguido de 47,92% para os colaboradores entre 26 – 35 anos. E por fim, os colaboradores que possuem entre 36 – 45 anos, representam 20,83% dos respondentes. O nível de escolaridade mais representativo dentre os respondentes foi o Ensino Superior, que representa 52,08% ou 25 dos 48 colaboradores. Os demais respondentes, ficaram assim divididos: 20,83% para Ensino Médio, 18,75% para Pós-Graduação e 8,33% para MBA. A tabulação dos resultados, referente a classificação dos respondentes quanto ao tempo na função, ficou assim apresentada: 58,33% para colaboradores entre 0 e 05 anos na função, 27,08% para colaboradores entre 06 e 10 anos na função, 10,42% entre 11 e 15 anos, entre 21 e 25 anos 2,08%, percentual igual ao de colaboradores acima de 25 anos na função. A opção entre 16 e 20 anos não teve nenhuma resposta. A TI da organização de estudo está integrada a gestão estratégica da empresa, haja visto que os respondentes colocam o sistema em questão como ferramenta apropriada ao processo de gestão na organização. Neste sentido, uma resposta junto a um colaborador sobre o sistema TOTVS ECM/BPM e sua relação contributiva no processo de gestão das atividades destaca-se a resposta afirmativa do pesquisado corroborando que "É uma ferramenta muito importante pois garante o fluxo de informação correto entre as áreas da empresa. Entendo que o ECM da "vida" aos sistemas de gestão.” A respeito da interação da TI com a organização, Walton (1998) destaca algumas possibilidades tais como a capacidade de reação e adaptabilidade. A tecnologia da informação possibilita um aperfeiçoamento das inovações organizacionais de forma a responder de forma ágil as demandas competitivas como a necessidade de operar em tempo hábil, a orientações específicas de clientes, a melhoria contínua de produtos e serviços e a introdução de novas formas de trabalho (TURBAN, RAINER JÚNIOR; POTTER, 2003; TIGRE, 2006). A continuidade na apresentação dos resultados avança pela demonstração da aceitação dos colaboradores em utilizar o sistema TOTVS ECM/BPM na empresa. Considerando fatores de usabilidade, forma de trabalho e sua classificação. Para tanto, no instrumento de coleta de dados, foram inseridas perguntas que compreendem estes fatores. Quanto a utilização do sistema os dados coletados apresentam que 62,50% dos respondentes sempre utilizam o sistema, enquanto que os que usam o sistema raramente totalizam 33,33%. Por fim, os que usam raramente o sistema são 4,17% dos usuários. Quanto a usabilidade do sistema TOTVS ECM/BPM a classificação obteve os seguintes índices: 10,42% para Ótimo, 60,42%, para Bom, 22,92% para Regular, 4,17% para Ruim, e por 2,08% para Muito Ruim. Quanto à apresentação do sistema, dos respondentes, 64,58% consideram que o sistema possui um grau de apresentação considerado bom, seguido de 18,75% para regular, outros 10,42%, para ótimo, 6,25% para ruim a forma de apresentação do sistema. Por fim, a avalição dos respondentes, no que diz respeito a visão geral do sistema, Denota-se que os respondentes avaliam o sistema TOTVS ECM/BPM, como sendo Bom à organização, que totaliza 75% dos colaboradores, seguido de 15,58% para ótimo, regular, 6,25%, e 4,17% para ruim. Como benefícios oferecidos pelo sistema destaca-se a colocação de um dos respondentes onde parte do princípio da “Facilidade de montagem do formulário, criação de fluxo e equipe interna preparada para suporte”, pois todos os fluxos e formulários são desenvolvidos internamente pela área de TI da empresa. Enquanto que outros colaboradores optaram por relacionar os benefícios da seguinte forma: “Agilidade”; “É fácil de usar, simples";” Ganho de tempo”; “Facilitar a comunicação interna da empresa”; “Rastreabilidade, controle das tarefas executadas”; “Controle de documentos”. A partir desta definição, por fim verificou-se o grau de aprovação dos usuários para com o sistema TOTVS ECM/BPM e o resultado encontrado foi que 92% dos respondentes consideram o sistema indispensável para empresa e os demais 8% consideram o sistema dispensável. O presente trabalho de conclusão de curso foi desenvolvido com o objetivo de ser um instrumento de avaliação para conclusão da graduação em Bacharelado em Administração. Também tem o objetivo de ser ferramenta de feedback a empresa Saur Equipamentos S.A. no que compete a utilização do Sistema TOTVS ECM/BPM, ferramenta de gestão contratada pela empresa. As afirmações coletadas através do instrumento de coleta de dados, permite concluir que a TI está integrada a gestão da empresa e cumpre papel extremamente importante neste cenário, encontrando soluções adequadas no que diz respeito a análise dos dados e da análise dos processos de negócio da empresa. A partir da utilização do sistema TOTVS ECM/BPM, a Saur Equipamentos S.A. obteve bons resultados, à medida que conseguiu efetuar a gestão otimizada dos processos e fluxos de trabalho da empresa. Foi através da implantação desta ferramenta que foi possível efetuar a gestão de atividades individualizadas, compreendendo o registro e pesquisa dos dados através da ferramenta. Identifica-se também neste processo que ouve ganho de tempo para a realização das atividades, onde não se tem mais o transito de pessoas entre as áreas, haja visto que, todo documento pode ser anexado ao processo e enviado eletronicamente pela atividade que está sendo processada pelo ECM. Em uma organização, as atividades comuns ou complexas que envolvem mais de uma área para ser concluída, caracteriza a possibilidade de utilização do sistema para o gerenciamento destas tarefas. Na Saur Equipamentos S.A. não é diferente e o gerenciamento dos fluxos de trabalho, à medida que atingem um nível de maturidade, são alocados no sistema de gestão. Fica evidenciado também que há a aprovação da utilização do sistema, pois a maioria dos respondentes, no atual cenário, consideram o sistema indispensável à empresa. Também pelo fato de se ter uma aceitação boa dentre os usuários, onde nos gráficos fica evidenciada a fidelidade ao sistema. No âmbito organizacional, a empresa pode se utilizar do estudo para efetuar avaliações sobre como o sistema é visto pelos colaboradores, bem como, verificar quais benefícios foram relacionados pelos respondentes. Além de compreender se o sistema TOTVS ECM/BPM vem de encontro aos conceitos empregados na empresa, que visam sempre a qualidade das informações e a assertividade de seus processos. No âmbito acadêmico, o trabalho poderá servir de referência a outros acadêmicos que por ventura tenham a necessidade de compor um relatório onde sejam necessários trazer conceitos sobre sistemas de gestão e a compreensão de como os usuários colaboradores comportam-se em relação a utilização de um sistema. Recomenda-se ainda que outros estudos poderão ser realizados, para analisar os sistemas de gestão adotados pela empresa, afim de contribuir com a organização bem como, com a otimização da utilização dos sistemas. Do mesmo modo, com o trabalho acadêmico diagnosticar pontos que podem ser gerenciados por sistemas de gestão. O trabalho de conclusão do curso permitiu a compreensão da importância dos conhecimentos de administração, não somente para o desenvolvimento do trabalho, mas também no que diz respeito a gestão como um todo dentro das organizações. Neste caso, pode ser um clichê, mas devemos estar preparados para o mercado, pois a medida que as tecnologias e a globalização avançam os conhecimentos devem estar na mesma constante.