Sistema de gestão de documentos da Electra, SARL

• Autor(a) principal: Barros, Leila Lima
• Data de Publicação: 2012
• Tipo de documento: Dissertação
• Idioma: por
• Título da fonte: Repositório Científico de Acesso Aberto de Portugal (Repositórios Cientìficos)
• Texto Completo: http://hdl.handle.net/10400.6/3706
• topic: Sistema de gestão documental - Electra, SARL - Cabo Verde; Sistema de gestão documental - Software livre; Sistema de gestão documental - Joomla

Este trabalho tem como principal objectivo o estudo e implementação de uma solução de gestão de documentos no contexto da empresa de fornecimento de água e electricidade de Cabo Verde – Electra. A Electra é uma empresa Nacional, constituída por dezasseis departamentos, e por várias unidades distribuídas pelo arquipélago. A insularidade é um factor importante e que motivou as escolhas desde o inicio do trabalho. Os referidos departamentos são responsáveis pela execução de um grande número de processos técnicos e administrativos. Associados a estes processos, existem múltiplos documentos, por exemplo, procedimentos e instruções de serviço, respostas a questões frequentes, legislação, minutas que devem estar disponíveis, de forma controlada, para as várias categorias de utentes da Empresa: clientes, colaboradores internos e externos, directores e chefes de departamentos, órgãos de gestão, etc. Existe uma grande diversidade e dinâmica nos documentos que circulam na Electra. Não existindo ainda na Electra qualquer programa para gerir a sua documentação, foi proposto o desenvolvimento de um Sistema de Gestão Documental, que deverá permitir uma manutenção fácil e ágil dos documentos directamente pelos colaboradores da Electra sem que, para isso, tenham necessidade de ter grandes conhecimentos técnicos de informática. Para desenvolver esse sistema, foi feito um estudo entre as várias soluções de gestão de documentos existentes no mercado, com particular ênfase nas soluções gratuitas e de código aberto. De entre as várias soluções estudadas foi escolhido o Sistema de Gestão de Conteúdos (CMS) Joomla. O desenvolvimento deste trabalho envolveu quatro fases principais. Numa primeira fase, foram pesquisadas, estudadas, instaladas, algumas soluções possíveis para implementar o sistema. Numa segunda fase foram analisados os processos organizacionais da Electra, bem como os documentos que lhes estão associados, com o objectivo de identificar os requisitos do sistema. Numa terceira fase, foi escolhida a solução mais adequada para o desenvolvimento do trabalho. Essa escolha recaiu sobre o Sistema de Gestão de Conteúdos Joomla. Nessa mesma fase foram feitas várias pesquisas com o objectivo de encontrar um componente próprio do Joomla que pudesse obedecer às exigências da gestão documental. O Componente escolhido foi o DOCMAN. Na quarta e última fase, foi definida a arquitectura da solução, implementado e testado o protótipo do Sistema de Gestão de Documentos da Electra.