Gestão documental com sustentabilidade (Gestão Documental Organização e Administração dos Arquivos da PREX - XA50.2014.PJ.0099

• Autor(a) principal: Oliveira, Giselle Correia Lima de
• Data de Publicação: 2016
• Outros Autores: Amaral, Bárbara Jéssica dos Santos, Araújo, Caique Sampaio de, Costa, Maria Vitória da Silva, Alves, Liduína Lopes, Souza, Margarida Maria de
• Tipo de documento: Artigo de conferência
• Idioma: por
• Título da fonte: Repositório Institucional da Universidade Federal do Ceará (UFC)
• Texto Completo: http://www.repositorio.ufc.br/handle/riufc/56728
• topic: Gestão documental; Documentos arquivísticos; Arquivologia

O fluxo de documentos e informações relacionadas às atividades realizadas na Pró-Reitoria de Extensão (PREX) é muito alto, isso se deve ao papel importantíssimo da extensão na formação universitária, componente do tripé de base da mesma, junto com a pesquisa e o ensino. Dessa forma, cabe aos setores da PREX, gerenciarem este alto fluxo de informação de forma eficiente e organizada. Diante do exposto, o Projeto “Gestão Documental: Organização e Administração dos Arquivos da PREX” foi estabelecido com o objetivo de organizar esse fluxo de forma eficaz para facilitar as atividades realizadas, possibilitando o acesso rápido e preciso às informações contidas nestes documentos. Para essa organização, utiliza-se o campo de conhecimento da arquivologia, dividindo sistematicamente as informações em categorias, catalogando-as e disponibilizando-as tanto física quanto virtualmente. Com a realização desse trabalho, é possível observar a melhora na realização das atividades da unidade administrativa, uma vez que informações/documentos são localizados com mais rapidez. Os resultados mostram a relevante contribuição deste projeto para a eficácia da PREX como divisão institucional da UFC, contudo questiona-se sobre a continuidade da realização dessa organização sistemática com o término do referido projeto. Com isso, estratégias para incentivar a continuidade dessa organização são levantadas pelo projeto para sua perpetuidade, agora, por parte dos servidores responsáveis por essa documentação. Além disso, tomou-se iniciativa de reaproveitamento de materiais descartados obtidos durante o gerenciamento dos arquivos, em vistas de gerar produtos promovendo a sustentabilidade.