O tratamento documental arquivístico na Universidade Federal de Minas Gerais: estudo de caso da Faculdade de Filosofia e Ciências Humanas

• Autor(a) principal: Marcos Volpin Junior
• Data de Publicação: 2022
• Tipo de documento: Dissertação
• Idioma: por
• Título da fonte: Repositório Institucional da UFMG
• Texto Completo: http://hdl.handle.net/1843/49134; https://orcid.org/0000-0002-6904-6301
• topic: Política arquivística institucional; Gestão de documentos; Arquivo universitário; Ciência da informação; Universidades e faculdades - arquivos; Documentos arquivísticos; Documentos arquivísticos - preservação; Gestão de documentos

Esta pesquisa tem como tema o tratamento documental arquivístico na Faculdade de Filosofia e Ciências Humanas (FAFICH) da Universidade Federal de Minas Gerais (UFMG), mais especificamente, em seus serviços de arquivo. A definição e a implementação de uma política arquivística institucional são essenciais para a efetivação das ações de gestão documental de uma instituição de ensino superior. Os documentos arquivísticos da Universidade Federal de Minas Gerais (UFMG) são considerados patrimônios da instituição e, em alguns casos, são armazenados em espaços destinados a serviços de arquivo e em setores de trabalho. A presente pesquisa tem como base de estudo a Faculdade de Filosofia e Ciências Humanas (FAFICH) incorporada à universidade em 1949. Abordou-se o tratamento documental nessa unidade acadêmica e buscou-se avaliar a qualidade dos trabalhos arquivísticos, bem como o impacto que os serviços de arquivo da unidade têm sobre a preservação e acesso aos documentos nos setores de trabalho. Para isso, foram traçados dois problemas de pesquisa: o tratamento dado aos documentos arquivísticos na unidade acadêmica é eficiente ao ponto de preservar e prover acesso? Qual a relevância dos serviços de arquivo para a preservação dos documentos arquivísticos da FAFICH/UFMG? Para responder tais questionamentos, discutiu-se conceitos e teorias arquivísticas como: gestão de documentos, avaliação documental, classificação, acervo acadêmico, arquivos universitários e memória institucional. Além disso, identificou-se os marcos no tratamento de documentos na UFMG ao longo de sua história – como os diagnósticos da situação documental da instituição realizados nos anos de 1999 e 2015 – e a influência desses trabalhos na preservação dos documentos da instituição. Adotou-se, como estratégia metodológica, o estudo de caso, sendo a coleta de dados realizada por meio de observação direta, pesquisa documental, entrevistas e questionários aplicados a pessoas que possuem envolvimento nas questões de gestão de documentos da FAFICH e na UFMG. Soma-se a isso, a pesquisa em documentos acumulados nos setores de trabalho, nos depósitos de documentos e no serviço de arquivo da unidade acadêmica pesquisada. Optou-se, por limitar as análises aos documentos em suporte papel, apesar do crescente uso dos sistemas de criação e tramitação de documentos digitais. Como resultados encontrados, identificou-se: um quantitativo de 774,91 metros lineares de documentos acumulados nos depósitos da FAFICH, que ocupam 42% do espaços destinados ao armazenamento do acervo da unidade; o crescimento do acervo acumulado nos setores de trabalho entre os anos de 2015 e 2022; a necessidade de um maior protagonismo do Setor de Arquivo da unidade na gestão de documentos; a necessidade de replanejamento da ocupação dos depósitos de documentos; ser inevitável a avaliação dos documentos acumulados; a urgência na formulação de uma política arquivística institucional.