Solicitação e concessão de diárias e passagens na UFRN: uma proposta de intervenção no fluxo atual com a utilização simultânea dos sistemas SIPAC e SCDP

• Autor(a) principal: Menezes, Daniel Bessa de
• Data de Publicação: 2020
• Tipo de documento: Dissertação
• Idioma: por
• Título da fonte: Repositório Institucional da UFRN
• Texto Completo: https://repositorio.ufrn.br/jspui/handle/123456789/29552
• topic: CNPQ::CIENCIAS HUMANAS; Administração pública; SCDP; Gestão de processos; Tecnologia da informação; Eficiência

Diante do surgimento de problemas relacionados à gestão e escassez de recursos públicos, a Administração Pública se vê obrigada a racionalizar os custos sem, no entanto, impactar na qualidade dos produtos/serviços disponibilizados à sociedade. Essa relação custo/benefício tem sido um dos grandes desafios da gestão, e a adoção intensa da Tecnologia da Informação e Comunicação (TIC) e da Gestão de Processos vem sendo fundamental para cumprir esse objetivo. Nesse contexto, essa pesquisa foca no fluxo de solicitação e concessão de diárias e passagens da UFRN com o uso de dois sistemas de informação importantes para a Universidade Federal do Rio Grande do Norte (UFRN): Sistema de Concessão de Diárias e Passagens (SCDP) e o Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos (SIPAC). O SIPAC, sistema da UFRN, controla e gerencia inúmeras demandas da instituição, tais como passagens e diárias. O SCDP é o sistema oficial do Governo Federal, de uso obrigatório para todos os órgãos da administração direta e indireta, para a aquisição de passagens áreas e pagamento das diárias. Atualmente não há nenhuma integração entre os sistemas, tornando o processo pouco eficiente. Sendo assim, o objetivo dessa pesquisa é propor melhorias no fluxo atual com a utilização dos sistemas SIPAC e SCDP na solicitação e concessão de diárias e passagens da UFRN, de forma a tornar o processo mais eficiente, eficaz e com o menor custo possível. Trata-se de uma pesquisa aplicada, qualitativa e descritiva. Inicialmente, foi realizada uma pesquisa documental no SIPAC, Diretoria de Contabilidade e Finanças (DCF) e Pró-Reitoria de Administração (PROAD) para elaboração do mapeamento do processo. Em seguida, foi utilizada a técnica do grupo focal com o objetivo de identificar os pontos positivos e negativos do atual processo na percepção dos colaboradores envolvidos no processo, juntamente com o mapeamento de valor do atual fluxo. Foi identificado que o atual fluxo é pouco eficiente em virtude da falta de integração e compatibilidade das informações e fluxos dos dois sistemas; Por gerar retrabalho em diversas etapas do fluxo e por está contribuindo para um aumento expressivo de dias de atrasos no pagamento das diárias. Sendo assim, foi elaborado um plano de melhoria, bem como realizada uma remodelagem do processo, de modo a tentar eliminar os desperdícios identificados e, com isso, tornar o processo mais eficiente, eficaz. Além disso, os resultados dessa pesquisa poderão expandidos de modo a beneficiar outras instituições que utilizam ambos os sistemas.