O sistema de arquivo da Confederação Portuguesa das Coletividades de Cultura, Recreio e Desporto: diagnóstico e recomendações de melhoria

• Autor(a) principal: Diogo, Sofia Alexandra Antunes
• Data de Publicação: 2022
• Tipo de documento: Dissertação
• Idioma: por
• Título da fonte: Repositório Científico de Acesso Aberto de Portugal (Repositórios Cientìficos)
• Texto Completo: http://hdl.handle.net/10362/138214
• topic: Confederação Portuguesa das Coletividades de Cultura; Recreio e Desporto; Arquivo; CPCCRD; Sistema de arquivo; Diagnóstico; Gestão da informação arquivística; Records system; Records management practices; Domínio/Área Científica::Humanidades::História e Arqueologia

A aplicação de boas práticas de gestão da informação arquivística é uma prática crucial para qualquer entidade no desempenho das suas atividades diárias. As entidades produtoras e/ou recetoras de documentação devem ter um sistema de arquivo que assegure o tratamento, a conservação e a acessibilidade da documentação analógica e digital ao seu abrigo. A necessidade constante de gestão da informação arquivística e a sua importância são reconhecidas a nível internacional, sendo aí elaboradas e implementadas normas e orientações para auxiliar as entidades nestas práticas. Esta importância advém da necessidade do tratamento da documentação produzida no decurso das suas atividades diárias, numa tentativa de ser assegurado o acesso à informação disponibilizada e, também, de ser alcançada uma padronização que valorize a interoperabilidade e troca de informação com outras organizações, como as da administração pública. Tendo como base as boas práticas de gestão arquivística, a dissertação apresenta um diagnóstico do sistema de arquivo da Confederação das Coletividades de Cultura, Recreio e Desporto (CPCCRD) a fim de realizar uma análise SWOT para averiguar e propor sugestões de melhoria ao mesmo. A análise ao sistema de arquivo contempla a documentação analógica e digital, pelo que o tema de preservação digital também é abordado, respondendo, assim, a esta preocupação dos dirigentes da CPCCRD. De modo a cumprir os objetivos recorremos à revisão da literatura para o desenvolvimento do enquadramento teórico sobre sistemas de arquivos e as práticas arquivísticas. A bibliografia consultada e os procedimentos metodológicos seguidos contribuíram para a elaboração do diagnóstico. O estudo caracteriza-se pelos procedimentos de investigação qualitativa de observação do funcionamento do sistema de arquivo, assim como de reuniões de trabalho da CPCCRD e de entrevistas a alguns dos seus atores. A aglutinação dos procedimentos metodológicos proporcionou a elaboração de um diagnóstico rigoroso e da sugestão de melhorias pertinentes à entidade em estudo. Perante os resultados aferidos através da investigação, verificam-se algumas incorreções e incoerências no Plano de Classificação e a urgência da implementação do processo de avaliação arquivística, pois pode beneficiar o sistema de arquivo em variadas vertentes, tais como a redução do risco de falta de espaço para armazenamento e de existência de documentação acumulada. A digitalização da documentação revela alguns pontos fracos, no que concerne à falta de recursos materiais e financeiros para investimento em projetos com este objetivo. Foi ainda evidenciada a falta de conhecimentos teóricos e técnicos sobre reservação digital, o que pode colocar em risco a documentação em suporte digital. Por último, foram apresentadas recomendações que resultassem na melhoria das práticas de gestão arquivística da CPCCRD, numa visão de melhoria constante do sistema de arquivo.