Localização do acervo arquivístico da PROGRAD

• Autor(a) principal: Almeida, Victor Peroba de
• Data de Publicação: 2016
• Outros Autores: Silva, Venícius Barbosa, Silva, Mateus Carneiro da, Campos, Regina Célia de Camargo
• Tipo de documento: Artigo de conferência
• Idioma: por
• Título da fonte: Repositório Institucional da Universidade Federal do Ceará (UFC)
• Texto Completo: http://www.repositorio.ufc.br/handle/riufc/45651
• topic: Acervo; Plataforma; Localização

Com o início do trabalho de organização do acervo documental da Pró-GRAD, surgiu a necessidade de armazenar informações referentes aos documentos para posterior consulta e tratamento. Como tal acervo é bastante extenso, esse mapeamento mostrou-se inviável por formas manuais. Então, iniciou-se o processo de criação de uma plataforma informatizada para realização do mapeamento e futura gerência do acervo documental. Objetivando a unificação do ambiente para inserção e gerenciamento de informações relativas aos documentos do acervo da Pró-GRAD, a plataforma visa manter a consistência dos dados tanto para consulta como para alteração. Partiu-se da modelagem das funcionalidades do sistema e como sequência, a hierarquização dos usuários de acordo com suas funções. Para o desenvolvimento, foi escolhido o Paradigma de Orientação a Objetos em um ambiente web funcionando em nível de rede local, na sala da Divisão de Arquivos. Houve a concepção e desenvolvimento de uma versão beta para a plataforma que atendesse a prioridade com os documentos dos SISU's 2015 e 2016. Logo depois, iniciou-se a remodelagem total visando a expansão da gama de assuntos tratados pelo sistema com base na tabela de temporalidade para IFES. Com a versão beta concluída, deu-se início o cadastro de informações de alunos e suplentes desses anos. Atualmente a segunda parte do sistema está em fase de conclusão. Ao falarmos de um Acervo Documental, nos deparamos com alguns questionamentos sobre essa estrutura de organização, bem como a organização da equipe que nela trabalha. Concluímos que uma plataforma informatizada possibilita que as atividades sejam executadas de uma maneira padronizada e sem perdas na consistência dos dados, tanto por membros da equipe de Divisão de Arquivos como por agentes de outras unidades que compõem a Pró-GRAD, assim está sendo separado cada documento por seu assunto e ano para ser inserido na plataforma com mais facilidade e rapidez.