A conformidade de registro de gestão como instrumento de controle preventivo de erros e fraudes: proposição de um processo gerencial no âmbito de uma instituição federal de ensino

• Autor(a) principal: Damaso, Josiane
• Data de Publicação: 2019
• Tipo de documento: Dissertação
• Idioma: por
• Título da fonte: Repositório Institucional da Universidade Federal Fluminense (RIUFF)
• Texto Completo: https://app.uff.br/riuff/handle/1/12339
• topic: Conformidade de registro de gestão; Conformidade contábil; Administração pública; Processos; Controle administrativo; Fraude; Funcionário público; Management registry conformity; Accounting conformity; Public administration; Processes

A administração pública brasileira possui diversos procedimentos estabelecidos por lei, que necessitam ser executados por seus servidores de forma satisfatória e tempestivamente. No entanto, a Conformidade de Registro de Gestão (CRG) consiste em um procedimento administrativo que não vem sendo efetuado com o rigor necessário, existindo um desalinhamento entre o que é de fato realizado e o que determina a legislação. Neste contexto, o presente estudo teve como motivação verificar como vem sendo executada a CRG no âmbito da instituição pesquisada, a fim de contribuir para o desenvolvimento eficaz desta atividade e dispor de soluções que amenizam os problemas encontrados, evitando, assim, penalidades futuras pelos órgãos de controle. Logo, o objetivo desta pesquisa é propor um processo gerencial para a correta execução da CRG em uma instituição federal de ensino. Procedimentos/Método para a solução do problema: Trata-se de uma pesquisa aplicada, exploratória-descritiva, com abordagem qualitativa. Os procedimentos metodológicos foram divididos em dois momentos: procedimentos para diagnóstico do problema e procedimentos para proposta de solução. O processo de coleta de dados para diagnóstico do problema consistiu na pesquisa documental, através da extração de informações do Sistema de Administração Financeira (SIAFI), e na aplicação de questionário de pesquisa junto aos servidores que executam a conformidade de gestão na instituição. Estas informações permitiram realizar o mapeamento do processo atual de CRG. Para solução do problema encontrado, foi realizado um estudo caso, tomando como base um órgão de referência no procedimento de CRG, utilizando-se a técnica da entrevista para o levantamento de informações. Os dados provenientes do estudo de caso, aliados à pesquisa bibliográfica, permitiram a elaboração do processo ideal de CRG. O processo ideal constitui a base principal do artefato, produto técnico-tecnológico desta pesquisa, que consiste em um processo gerencial para análise e execução da CRG. Logo, adotou-se ainda neste estudo a abordagem design science, cuja essência está na construção e aplicação de artefatos. Conforme preconiza a metodologia design science, o artefato deve passar pela etapa de validação. A validação ocorreu junto a um gestor da instituição, através da realização de entrevista. Resultados: Os resultados evidenciaram que o procedimento de CRG não é realizado de forma correta na instituição pesquisada, sendo as principais razões deste problema o acúmulo de funções, a ausência de capacitações e a falta de conhecimento técnico de muitos conformistas sobre os assuntos que envolvem a CRG. Implicações práticas: Os resultados obtidos sugerem que as rotinas administrativas da instituição devem ser revistas, com destaque para a prevenção de responsabilizações jurídicas. Deste modo, os conformistas de gestão serão diretamente beneficiados, visto que este trabalho desenvolve um artefato que permite o suporte às suas atividades diárias. O artefato tem por objetivo principal auxiliar os servidores na execução de forma satisfatória do procedimento de CRG. Estima-se que, ao adotar as soluções propostas por este estudo, a instituição estará atendendo à determinação legal, reduzindo os pontos fracos existentes no ambiente organizacional e evitando futuras penalidades pelos órgãos de controle, como o pagamento de multas, bloqueio de bens e condenações dos servidores envolvidos. Originalidade e contribuições: O artefato foi desenvolvido em prol da instituição pesquisada, tendo notável potencial de contribuir com o treinamento dos atuais servidores envolvidos no processo de conformidade, e com futuros conformistas, em casos de alta rotatividade de mão de obra no setor. Além disso, este projeto proporcionará mais segurança aos gestores, através do desempenho satisfatório do procedimento de CRG. Essas contribuições têm aderência com a linha de atuação científico/tecnológica - LACT 3: Competitividade, Inovação e Empreendedorismo, por se tratar de um trabalho de gestão interna, que busca pela eficiência e eficácia no processo de CRG. Produção Técnica/Tecnológica: Deste modo, o artefato desenvolvido corresponde a um processo gerencial para auxiliar os servidores conformistas no desempenho de sua função. Enquadra-se, portanto, como um produto técnico/tecnológico não patenteável pertencente ao Eixo 1 – Produtos e Processos. O processo gerencial apresenta aplicabilidade de abrangência potencial, com a proposta de ser amplamente divulgado e aplicado na instituição evidenciada após a validação do artefato com o gestor. Trata-se ainda de uma produção com médio teor de inovação e média complexidade, envolvendo a combinação e contribuição dos diversos manuais sobre a CRG como referência para desenvolvimento deste produto.