Avaliação arquivística: requisitos para valoração e destinação de documentos no âmbito da administração pública estadual

• Autor(a) principal: Mariana Batista do Nascimento
• Data de Publicação: 2022
• Tipo de documento: Tese
• Idioma: por
• Título da fonte: Repositório Institucional da UFMG
• Texto Completo: http://hdl.handle.net/1843/49307
• topic: Gestão de documentos; Avaliação de documentos; Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos.; Poder Executivo Estadual; Ciência da informação; Arquivos públicos; Documentos - administração; Gestão de documentos

O trabalho ora apresentado teve como objeto a avaliação de documentos realizada sob a perspectiva do tipo documental em contraponto à avaliação de documentos sob a perspectiva dos “assuntos”, no contexto do Poder Executivo estadual brasileiro. Intentou-se refletir sobre a avaliação enquanto função arquivística e sua aplicação no Brasil e em outros países. Objetivou-se conceituar e analisar a avaliação como função arquivística aplicada aos documentos de arquivo, tendo como base o tipo documental e o assunto, realizando um estudo aprofundado sobre os métodos e as formas de utilização de cada tipo de abordagem, visando obter como resultado a definição de qual deles possui mais potencialidades a partir de uma realidade definida. O estudo foi realizado na perspectiva da análise implementada nas tabelas de temporalidade e destinação de documentos produzidas no âmbito dos Programas de Gestão de Documentos dos Estados do Rio de Janeiro e Minas Gerais. A escolha de aferir a utilização dos instrumentos de gestão nessas duas perspectivas se dá pela necessidade de contribuir para os arquivos públicos do Poder Executivo estadual e para os arquivistas, no que se refere à importância de decidir por uma metodologia aplicável, já no momento de concepção dos instrumentos de gestão, especialmente a tabela de temporalidade de documentos. A escolha dos estados do Rio de Janeiro e Minas Gerais se justifica pelo fato de o primeiro ter como princípio norteador da série o tipo documental e o segundo seguir o princípio baseado no “assunto”. O desenvolvimento do projeto foi realizado por meio da análise de conceitos (como produto da avaliação, série documental, assuntos e tipos documentais) e usos apresentados na bibliografia nacional e internacional sobre avaliação no âmbito da gestão de documentos e da tabela de temporalidade, no intuito de elaborar uma substanciada revisão de literatura. Adotou-se o estudo de caso comparado visando, a partir de elementos comparáveis, obter dados sobre as características do processo avaliativo em cada um dos arquivos selecionados para a pesquisa. Foi analisado como os órgãos selecionados para a realização da pesquisa executam a avaliação e a seleção dos documentos, o que entendem como avaliação documental, o porquê da escolha metodológica por tipo documental ou “assunto”, e o resultado dessas escolhas na prática do processo avaliativo. Aplicou-se, então, a pesquisa documental, buscando nos documentos publicados e produzidos pelas instituições arquivísticas carioca e mineira, como as tabelas de temporalidade de documentos, editais e listagens de eliminação de documentos públicos, Manuais de Gestão de Documentos, as informações sobre a produção dos instrumentos e sua utilização na seleção de documentos. Por mais que sua aparição na arquivística não seja nova, nem mesmo no Brasil, o uso do tipo documental como base para a determinação das séries documentais deveria se tornar regra e não exceção. Por outro lado, o “assunto”, e a miscelânea gerada a partir dele, deveria ter seu uso reduzido até não ser mais considerado prática no desenvolvimento das tarefas arquivísticas. O tipo documental utilizado como parâmetro de definição da série demonstrou sua capacidade de contribuir para um processo avaliativo mais próximo da objetividade, principalmente quando comparado ao “assunto”.