Recenseamento arquivístico na UFPB Campus I: uma visão geral das unidades arquivísticas e conjuntos orgânicos no âmbito da Reitoria

• Autor(a) principal: Santos, Indalécia de Andrade dos.
• Data de Publicação: 2017
• Tipo de documento: Trabalho de conclusão de curso
• Idioma: por
• Título da fonte: Repositório Institucional da UFPB
• Texto Completo: https://repositorio.ufpb.br/jspui/handle/123456789/26294
• topic: CNPQ::CIENCIAS SOCIAIS APLICADAS::CIENCIA DA INFORMACAO::ARQUIVOLOGIA; Recenseamento arquivístico.; Conjuntos documentais.; Arquivo institucional.; Arquivo da Reitoria - UFPB; Arquivologia.

Recensear as unidades arquivísticas de uma instituição pública federal pode ser um meio relevante e um primeiro passo para levantar sua dimensão e evolução histórica. Nesse caso, o Recenseamento das unidades arquivísticas no prédio da Reitoria possibilitou conhecer a realidade dos documentos custodiados no referido prédio, a saber: massas documentais acumuladas sem organização ou com critérios equivocados; visão panorâmica dos setores e seus espaços físicos; quantidade de documentos por setores, entre outros. As unidades arquivísticas da Reitoria apresentam um grande volume de massa documental e, devido a esse fator, são crescentes os depósitos documentais desorganizados e com documentos ainda em fase auditável, passíveis de fiscalizações, portanto, são instrumentos de prova, além de objeto da memória institucional. O principal objetivo foi o de recensear para conhecer os conjuntos documentais pertencentes aos arquivos da Reitoria da Universidade Federal da Paraíba. Como também localizar todos os ambientes com consideráveis volumes documentais, mensurando o volume das massas documentais encontradas e descrevendo a situação de conservação e preservação dos ambientes. Nesse arcabouço, os procedimentos de pesquisas utilizados consistiram em: pesquisa bibliográfica, para embasamento teórico das discussões; pesquisa documental, para o conhecimento dos setores e suas subdivisões estruturais, através de regimentos, resoluções, relatórios de gestão; e, pesquisa de campo, com o deslocamento até as unidades do prédio da Reitoria para recensear e localizar os conjuntos documentais e arquivos. Quanto aos procedimentos da coleta de dados foram aplicadas entrevistas com os responsáveis pela documentação para saber quais unidades arquivísticas configuram como arquivo na estrutura organizacional. Conclui-se, que os dados levantados nesse estudo são relevantes para o processo de implantação do Sistema de Arquivos da UFPB que posteriormente constituirá um canal de acesso para pesquisadores que demandam informações orgânicas fidedignas de diversos segmentos científicos, bem como aos cidadãos em busca de seus interesses, e, sobretudo, aos gestores no acesso às informações para dirimir questões e/ou tomadas de decisões.