Inovação de processos administrativos no Instituto Santos Dumont utilizando Google Apps Script

• Autor(a) principal: Carvalho, Marcelo Pacheco de
• Data de Publicação: 2022
• Tipo de documento: Trabalho de conclusão de curso
• Idioma: por
• Título da fonte: Repositório Institucional da UFRN
• Texto Completo: https://repositorio.ufrn.br/handle/123456789/50169
• topic: CNPQ::CIENCIAS SOCIAIS APLICADAS::ADMINISTRACAO; Inovação de processos; Processos administrativos; Google Apps Script; Innovation; Administrative procedures

Entender a organização por meio de seus processos, delineá-los corretamente, desenvolvê-los e amadurecê-los representa uma evolução de efetividade do trabalho. O uso da tecnologia tem contribuído significativamente para a inovação na gestão de processos administrativos, enquanto a oferta de soluções de pouco código (low code) permite a automação de processos conduzida de forma autônoma por gestores ou funcionários, a um custo bem mais absorvível pela instituição. Este trabalho diagnosticou processos organizacionais relacionados à Secretaria Acadêmica do Instituto Santos Dumont (ISD), propôs melhorias com suporte da ferramenta Google Apps Script para integração de serviços promovendo, assim, a inovação com resultados que impactaram principalmente na redução significativa de carga de trabalho, padronização na emissão dos documentos e na rapidez de resposta para os usuários. Para isso, foram adquiridas novas competências sobre lógica e linguagem de programação para a integração automatizada de planilhas, formulários, documentos e e-mails, ao passo em que nove processos foram gradativamente redesenhados, testados e implementados. Ao longo de dois anos, mais de 500 usuários entre discentes, docentes, membros de banca examinadora, agentes ou instituições autenticadoras de documentos foram impactados pelos novos processos, que produziram automaticamente mais de 1000 documentos como históricos acadêmicos, declarações, termos de compromisso, requerimentos, atas e cartas de recomendação. Em seguida foi conduzida ainda uma avaliação dos usuários finais para as soluções desenvolvidas, contribuindo para a gestão do conhecimento organizacional. As automações realizadas tornaram os processos mais eletrônicos dispensando o uso de papel, eliminando necessidades de comparecimento presencial, de assinaturas, repetições e retrabalho na produção de documentos e promoveu fluxos de informações mais imediatos. A avaliação dos usuários foi positiva e trouxe sugestões para novos desenvolvimentos.