A gestão de documentos e a sua importância para a sobrevivência da pequena empresa

• Autor(a) principal: Teixeira, Paulo José
• Data de Publicação: 2007
• Tipo de documento: Dissertação
• Idioma: por
• Título da fonte: Repositório Institucional da Universidade Cruzeiro do Sul
• Texto Completo: https://repositorio.cruzeirodosul.edu.br/handle/123456789/2833
• topic: CNPQ::CIENCIAS SOCIAIS APLICADAS::ADMINISTRACAO; Gestão de documentos; Armazenagem de documentos

Este trabalho teve como objetivo compreender a maneira como se dá a gestão de documentos nas pequenas empresas, verificando alternativas de terceirização. Partiu-se do pressuposto que as pequenas empresas gerenciam seus documentos de forma pouco profissional, o que aumenta seus custos e gera riscos desnecessários, que podem inviabilizar a sua sobrevivência. A metodologia aplicada para responder às perguntas e de forma a atingir os objetivos propostos envolveu a revisão da literatura sobre gestão de documentos, a preparação e aplicação de questionário a sócios-gerentes/proprietários ou responsáveis pelo armazenamento de documentos nas empresas pesquisadas, a realização de entrevistas semiestruturadas com essas pessoas, a observação das dependências físicas das pequenas empresas, e a realização de entrevistas com executivos de empresas de armazenagem e gestão documental. Inicialmente, a amostra utilizada incluía 30 empresas, mas duas delas não se ajustaram ao critério de porte (micro ou pequena empresa) da classificação escolhida e foram, portanto, descartadas. O trabalho se justifica em função do seu ineditismo, já que se desconhece a existência de outros estudos sobre a forma como as pequenas empresas estão fazendo a gestão dos seus documentos. O estudo revelou que o nível de instrução dos responsáveis pela guarda de documentos é elevado e que, em muitas ocasiões, os próprios proprietários se encarregam dessa atividade, o que demonstra uma certa preocupação com a sua importância. Contudo, a gestão é feita, na maioria dos casos, de forma amadora, acarretando diversos tipos de riscos desnecessários. Também se detectou que a maioria das empresas pesquisadas não faz nenhum controle de temporalidade documental, com o intuito de expurgar documentos que já não são mais necessários ou exigidos. Isto significa que o arquivo nunca pára de crescer, aumentando os custos de gestão e dificultando a localização dos documentos que ainda são relevantes. Em suma, a pesquisa constatou que uma grande parte das pequenas empresas pesquisadas não está fazendo a gestão de documentos adequadamente. A falta de zelo na realização desta tarefa primordialmente operacional pode ter graves conseqüências estratégicas, colocando em risco a viabilidade e sobrevivência dos seus negócios