Fatores críticos de sucesso na implantação de electronic document management system

• Autor(a) principal: De Cicco, Leandro Ribeiro
• Data de Publicação: 2017
• Tipo de documento: Dissertação
• Idioma: por
• Título da fonte: Repositório Institucional da Universidade Federal Fluminense (RIUFF)
• Texto Completo: https://app.uff.br/riuff/handle/1/9037; http://dx.doi.org/10.22409/PSG.2017.mp.10350343799
• topic: Gestão eletrônica de documentos; GED; Implantação; Fatores críticos de sucesso.; Gestão de documento; Gestão de projeto; Fator crítico de sucesso; Electronic document management system; EDMS; Implementation; Critical success factors

O emprego da tecnologia de Electronic Document Management Systems – EDMS em processos de trabalho têm avançado nos últimos anos e se tornou praticamente um caminho sem volta, principalmente em organizações que possuem seus processos de negócio baseados na criação e tramitação de documentos e um quadro extenso de colaboradores. Apesar das numerosas vantagens, é grande o desafio de implantar tal solução em um ambiente como descrito, com o risco de desperdícios de recursos financeiros, pessoais e temporais. Nesse sentido, o presente trabalho tem como objetivo a identificação de fatores críticos de sucesso que influenciam iniciativas de implantação de EDMS. Para tanto, foi feita uma pesquisa bibliográfica que reuniu os principais autores do tema e permitiu que, na revisão da literatura, fossem apresentados os conceitos e definições da área de pesquisa. Após essa etapa foram identificados 14 fatores críticos de sucesso que serviram de base para a construção de um instrumento de pesquisa aplicado a especialistas em TI e gestão documental, em uma universidade pública brasileira, acerca dos fatores influenciadores em iniciativas de implantação de um EDMS. Com base na análise dos dados coletados através de consulta à especialistas e no contraponto com os achados na revisão da literatura foram feitas considerações sobre aspectos relevantes à iniciativas de implantação desses sistemas a fim de suprimir eventuais falhas. Os fatores considerados mais relevantes na opinião dos especialistas foram: Apoio da Alta Direção; Planejamento Estratégico; Colaboração; Equipe de Implantação de TI; Qualidade dos Dados; Segurança e Privacidade / Confiança; Infraestrutura de TIC. Como contribuição espera-se que a atenção aos fatores críticos pesquisados conduza a projetos de implantação de EDMS mais bem planejados e executados, com possíveis riscos identificados de antemão, aumentando assim as chances de sucesso dos mesmos.