Gestão eletrônica de documentos : implantação e gestão no contexto de uma empresa de distribuição de energia elétrica brasileira

• Autor(a) principal: Giachini, Adriano Eliseu
• Data de Publicação: 2020
• Tipo de documento: Dissertação
• Idioma: por
• Título da fonte: Biblioteca Digital de Teses e Dissertações da UFRGS
• Texto Completo: http://hdl.handle.net/10183/213158
• topic: Gestão de documentos; Gerenciamento eletrônico de documentos; Document management; Electronic document management System (EDMS)

O setor elétrico no Brasil é composto por uma cadeia complexa que abrange desde a geração até o consumidor final. Em cada etapa desta cadeia existem normas, leis e resoluções que determinam o adequado funcionamento do setor. Estas normas, sejam internas ou externas, são determinadas para que o setor possa ser sustentável, e para que o cliente final receba um produto de qualidade com tarifas justas. Gerir tais normas é muito importante para as empresas do setor elétrico, especialmente para a distribuição, e por isso, o objetivo geral deste estudo é determinar quais são os benefícios, os desafios, e os Fatores Críticos de Sucesso (FCS) para a implantação de um Sistema de Gestão Eletrônica de Documentos em uma empresa do setor elétrico. Este estudo compõe-se de dois artigos. O primeiro deles tem como objetivo avaliar elementos e características de implantação e gestão de estruturas de documentos normativos existentes na literatura. Para tanto, foi conduzida uma Revisão Sistemática de Literatura (RSL) com base em 58 trabalhos. Como resultado, foram estabelecidos definições e conceitos para onze elementos presentes na gestão eletrônica de documentos. Foram elencados e conceituados dezoito benefícios de um Sistema de Gestão Eletrônica de Documentos (SGED) sendo os três principais (i) a melhor eficiência e produtividade, (ii) a redução do tempo dos processos, e (iii) a qualidade e consistência das informações. Também foram apontados os principais desafios na implantação e gestão de um SGED, sendo os três mais importantes a cultura organizacional, falta de processo claro, e a complexidade da estrutura de documentos. Por fim, foi realizado o levantamento e contextualização dos Fatores Críticos de Sucesso (FCS) na implantação e gestão de um SGED, sendo os três mais relevantes (i) requisitos e funcionalidades de sistema, (ii) qualidade dos documentos, e (iii) usabilidade. Conclui-se que os elementos e características de implantação e gestão de SGED estão diretamente atreladas aos conceitos de Fatores Críticos de Sucesso, benefícios e desafios. O segundo artigo tem como objetivo analisar os benefícios, os desafios e os Fatores Críticos de Sucesso (FCS) para implantação e gestão de um Sistema de Gestão Eletrônica de Documentos (SGED) em uma empresa no ramo de energia elétrica. Para isso, utilizou-se de questionário estruturado de pesquisa e entrevistas com especialistas. Como resultado, foram ponderados e classificados os benefícios de um SGED sendo os principais para uma empresa do setor elétrico (i) o registro formal do conhecimento da empresa, (ii) a redução do uso de espaço físico para guarda de documentos, e (iii) a redução de erros e menor exposição a risco. Também foram ponderados os desafios na implantação e gestão de um SGED, sendo os mais importantes a (i) ausência de treinamento sobre o uso adequado de documentos, (ii) o excesso de complexidade na estrutura de documentos, e (iii) a dificuldade de mensurar os benefícios do uso de um SGED. Foi realizada a ponderação dos FCS na implantação e gestão de um SGED, sendo os mais relevantes (i) campos de busca e recuperação dos documentos, (ii) qualidade do conteúdo dos documentos, e (iii) usabilidade do sistema. Por fim, avaliou-se a forma de divulgação de documentos e a necessidade de revisão do sistema da empresa em estudo. Conclui-se que os conceitos de benefícios, desafios e FCS para implantação e uso de um SGED em empresas do setor elétrico possuem especificidades e relevâncias diferentes das evidenciadas na RSL.