O secretário executivo e sua importância no serviço público: guia de boas práticas

• Autor(a) principal: Santos, Regina Suxo [UNIFESP]
• Data de Publicação: 2016
• Tipo de documento: Dissertação
• Idioma: por
• Título da fonte: Repositório Institucional da UNIFESP
• Texto Completo: https://sucupira.capes.gov.br/sucupira/public/consultas/coleta/trabalhoConclusao/viewTrabalhoConclusao.jsf?popup=true&id_trabalho=4129568; https://repositorio.unifesp.br/handle/11600/46788
• topic: Secretário executivo; Instituições federais de ensino superior; Oftalmologia; Ciências visuais; Gestão de processos; Manual; Executive secretary; Federal institutions of higher education; Ophthalmology; Visual sciences; Process management; Manual

Este trabalho foi desenvolvido com objetivo de materializar, em forma de um Guia de Boas Práticas, mais de 30 anos de experiência no serviço público, na função de secretária de Departamento Acadêmico. Nesse período, foi possível acompanhar as constantes mudanças nos rumos da administração motivadas, por vezes, pela alta rotatividade nos cargos executivos e pelo crescimento da instituição e da gestão e, por outras vezes, decorrentes de mudanças tecnológicas e do perfil do secretário executivo. Para verificar e medir a importância que o profissional de Secretariado Executivo passou a ter em organizações de sucesso e no serviço público durante esse tempo fez-se análise comparativa entre as funções determinadas e/ou percebidas pelas profissões autorizadas nos editais de concurso público para a função de secretário executivo e as necessidades conhecidas no dia a dia desse profissional em um departamento acadêmico nos Instituição Federal de Ensino Superior (IFES). Observou-se que houve uma mudança no desenvolvimento das atividades com maior nível de exigência para esse tipo de profissional. Nas empresas, o secretário executivo passou a ser visto com outro perfil ? longe de ser um mero executor de ordens ou tarefas ?, sendo a ele atribuído o poder de decidir, assumir compromissos, cumprir seu papel de guardião da história da empresa, além de prever acontecimentos no ambiente de trabalho. Nos editais para concurso público, fica evidente que não se exige a devida habilitação profissional para o ingresso na carreira. Está constatado que nem todos que ingressam no serviço público no cargo de secretário executivo têm formação profissional para tal. Por esse motivo, optamos por apresentar esta proposta de Guia de Boas Práticas com foco no Secretário Executivo do Departamento de Oftalmologia e Ciências Visuais da Escola Paulista de Medicina (EPM) da Universidade Federal de São Paulo (UNIFESP). Iniciou-se o trabalho por situar o usuário do guia dentro do cenário principal para o qual foi desenvolvido, o Departamento de Oftalmologia e Ciências Visuais da UNIFESP. Definido o principal, passou-se a investigar os demais cenários que se inter-relacionam com este. A fim de definir os processos da Secretaria Executiva, foi elaborada a análise das inter-relações: interna, interinstitucional e externa. Definidos os ambientes, buscou-se identificar as necessidades e demandas, a partir das quais foram elaborados organogramas tanto dos processos de apoio, quanto dos principais. Esses processos se mostraram bastante coerentes com a qualificação profissional, face à sua formação multiprofissional que permite ao secretário executivo atuar em várias áreas do conhecimento. Foi exemplificado o fluxograma para demonstrar de forma descomplicada o trabalho que está sendo executado, permitindo verificar possíveis falhas nos processos.