Sistema integrado de gestão: Um estudo sobre as mudanças organizacionais que a implantação de um sistema ERP pode trazer para uma pequena empresa

• Autor(a) principal: Nestler, Bruna Denise
• Data de Publicação: 2017
• Tipo de documento: Trabalho de conclusão de curso
• Idioma: por
• Título da fonte: Repositório Institucional da UNIJUI
• Texto Completo: http://bibliodigital.unijui.edu.br:8080/xmlui/handle/123456789/4839
• topic: Ciências sociais aplicadas; Administração; Sistema Integrado de Gestão; ERP; Mudança Organizacional; Confiabilidade; Veracidade de informações

Com o mercado cada vez mais competitivo e exigente, as organizações esperam que as pessoas produzam mais, com maior qualidade ao menor custo possível e, uma das formas para se chegar a esse resultado é investir em tecnologia da informação. Neste sentido, a adesão e a implantação de sistemas integrados de gestão empresarial tem sua importância revelada, uma vez que, a gestão dos recursos da empresa passa a ser de forma eficiente e interligada, e auxilia os gestores no processo de tomada de decisão para o alcance de metas organizacionais. Segundo Leite (2008, p.64 apud HABERKORN, 1999), o ERP “visa responder à necessidade de automatizar processos e prover informação exata e atualizada, um fator essencial para a administração ágil e com menores chances de erro”. De acordo com Marks e Griebeler (2012, p.106), os sistemas ERP, “também conhecidos por sistemas integrados de gestão empresarial, surgiram com a proposta de controlar e fornecer suporte a todos os processos operacionais, produtivos, administrativos e comerciais, atuando ainda na área de planejamento da empresa”. O trabalho tem como objetivo identificar quais as mudanças organizacionais que ocorreram na empresa Villani Topografia e Irrigação com a implantação do um sistema integrado de gestão (ERP) - Protheus. METODOLOGIA O presente estudo foi classificado, quanto à natureza, como pesquisa aplicada, de acordo com a abordagem adotada, em pesquisa qualitativa. Quanto aos objetivos, classifica-se como exploratório e descritivo. E quanto aos procedimentos técnicos utilizados, est estudo pode ser classificado como pesquisa bibliográfica, pesquisa documental, pesquisa de campo e observação. A coleta dos dados se deu com base na aplicação do questionário elaborado pela autora para identificar as percepções dos colaboradores quanto às mudanças ocorridas na organização, com base em conversas informais com colaboradores da do Grupo Villani e por meio de observações da própria autora. O questionário é composto por um conjunto de oito questões não estruturadas (abertas), onde os colaboradores da organização puderam expor suas opiniões com suas próprias palavras. A pesquisa foi aplicada na empresa Grupo Villani, atuante do ramo do comércio, durante o período de 13 a 21 de dezembro de 2016. Foram entregues dez questionários e retornaram respondidos apenas seis questionários desse total. Para fins de análise do perfil dos respondentes dos questionários aplicados, algumas informações foram inseridas no programa Microsoft Excel, onde foram elaborados gráficos comparativos em relação à idade, gênero, escolaridade, cargo e afins. OS demais dados dos questionários, bem como as informações coletadas por meio de conversas informais e pelo método de observação, foram tratados em conjunto de maneira a servir como base para o texto dos resultados da pesquisa. RESULTADOS E DISCUSSÕES Ao refletir os resultados pesquisados, é possível perceber que inicialmente o objetivo principal da implementação de um sistema integrado era controlar de forma mais eficaz os estoques, conseguir observar de forma rápida e prática o número de vendas realizadas, quais colaboradores realizavam as vendas, criar um histórico de vendas e atendimentos realizados por cliente, verificar os principais problemas atendidos pela área de assistência técnica, verificar de forma mais clara o volume de compras realizadas e o montante em reais que este volume representa, entre outros aspectos. Neste viés de mudanças, cabe destacar que não foi só o ERP que se “adequou” à Villani, a empresa também teve que realizar adequações, principalmente em termos fiscais e na área financeira. Relatórios, verificações e análises tornaram-se rotinas obrigatórias para garantir o funcionamento correto da organização e o atendimento de prazos com fornecedores e clientes. Referente às funções organizacionais, o que se verifica diante das informações coletadas, é que alguns aspectos das áreas de marketing, vendas, financeiro, produção e administrativo passaram por modificações, destas se destacam a formação de um banco de dados e a centralização das informações da empresa, de modo a facilitar a consulta posteriormente. A preocupação sobre a formulação de preços de venda das mercadorias passou a ser maior com utilização do ERP, este sistema integrado de gestão facilitou as atividades na organização no sentido de manter registrado em seu banco de dados os últimos preços de compras dos itens, aplicar a margem de lucro pretendida pelo Grupo Villani e oferecer uma sugestão de preço médio de venda, o que veio a tornar mais ágil as negociações com os clientes. Com relação à oferta de novos produtos e peças de reposição aos clientes, tornou-se mais fácil realizar orçamentos, consultar disponibilidades de itens, negociar condições de pagamento mais indicadas para cada cliente – seguindo orientação do financeiro, tornou-se possível estipular um percentual de comissionamento para vendedores, relacionadas a estas vendas mais específicas, entre outros aspectos. Com a utilização do ERP, as rotinas financeiras da organização tornaram-se mais claras e eficazes, as funcionalidades deste novo sistema de gestão integrado possibilitou ao setor financeiro trabalhar com previsões, recebimentos programados – melhor dimensionados, a forma de cobrar o comissionamento sobre as vendas das marcas representantes foi modificada, a formação de caixa tonou-se uma realidade cada vez mais presente. Com a utilização do sistema integrado de gestão, o desenvolvimento da função administrativa – realizada pelos administradores da organização – tornou-se mais segura frente às informações apresentadas pelo sistema. Todas as aprovações de compra e de vendas do Grupo Villani passam pela diretoria, o que possibilita controlar o fluxo de entradas e saídas de recursos financeiros e de materiais, além disso, o planejamento das ações da empresa como um todo passou a fazer parte da rotina da organização, pensar o amanhã se tornou algo extremamente relevante. Os colaboradores da organização de um modo geral se posicionaram de forma positiva em relação à utilização do ERP como ferramenta de apoio para as tomadas de decisões dos gestores da empresa. Conforme relatos dos colaboradores, como mudança percebida durante este ano de utilização de ERP, destaca-se a compreensão e a aceitação das pessoas – grupo Villani como um todo – em documentar e registrar as suas ações, de modo a facilitar a busca de informações referente a acontecimentos passados. Além disso, o sentimento de continuidade das atividades do Grupo Villani passou a fazer parte da cultura organizacional – garantir que a empresa tenha condições de continuar a desenvolver suas atividades mesmo diante de um desligamento ou de pessoas em férias é a regra a ser seguida. Outra percepção dos colaboradores diz respeito à melhora na comunicação entre as áreas, à confiabilidade nas informações apresentadas pelo ERP e a maior segurança nas decisões do dia-a-dia. Outro ponto destacado pelos participantes da pesquisa diz respeito à diminuição do índice de retrabalhos de atividades. Como ponto positivo elencado, tem-se a padronização das atividades e a descrição detalhada sobre como executá-las no sistema. A rastreabilidade das informações bem como de quem a alimentou passou a ser uma realidade da empresa. Ainda, com relação à veracidade das informações disponíveis no sistema, foram classificadas como confiável pelos colaboradores, as informações circulam de maneira mais aferida e os dados são de origem pré-determinado, porém, faz parte de toda e qualquer rotina de trabalho, atentar-se aos números, ao uso de relatórios e confronta-los sempre que possível. Realizar ajustes em rotinas executadas pelo ERP pode ser necessário sempre que uma inconsistência for verificada. Durante este período de utilização do ERP – Protheus, o grupo Villani pôde verificar alguns resultados em suas rotinas de trabalho, as quais já possibilitam uma definição geral sobre vantagens e desvantagens decorrentes do uso do sistema. Das principais vantagens cita-se: maior veracidade dos dados analisados pelos administradores da empresa, maior controle sobre o fluxo de informações que circulam na organização, base de dados unificada, o que possibilitam uma consultar rápida quando necessário, controle sobre os registros dos usuários, maior rastreabilidade das informações, visão do todo da empresa, reorganização dos processos da empresa, preocupação em realizar registro das atividades para manter uma base de dados atualizada, preocupação em manter um histórico de registros para promover a continuidade da empresa, atuação da diretoria mais ativa, planejamento de ações, realização de projeções financeiras, acompanhamento do volume de vendas, análise de desempenho de vendedores (Vendas X Comissão a ser paga ao vendedor), maior preocupação com a questão fiscal (entrada e saída de notas fiscais) entre outros. Sobre as principais desvantagens, destaca-se: custo elevado de aquisição e implementação, implementação complexa - muito tempo envolvido, maior burocratização, "dependência" exclusiva do sistema para desenvolvimento das rotinas de trabalho, possibilidade de falha na inclusão de dados, visto que são pessoas que alimentam o sistema, influência de fatores externos (fornecimento de energia - internet - etc), mudanças organizacionais que por vezes geram desgastes com alguns colaboradores - geralmente com colaboradores mais antigos, a organização torna-se dependente do fornecedor do sistema para fins de suporte, ajuste e/ou upgrade, necessidade de adequação da organização para com o sistema, não é possível atualizar (modificar) apenas um módulo do sistema, sem que este interfira nos demais módulos operantes, necessidade de mais tempo para realizar as tarefas nas primeiras vezes em que o sistema é utilizado entre outros. Ainda tendo como base as informações coletadas no ambiente da organização, é possível destacar como aspecto influenciador neste processo de mudanças no Grupo Villani, a mudança cultural ocorrida na organização, no sentido de dar maior importância para os registros, de delimitar as rotinas de trabalho e as pessoas que necessitam ser envolvida, de documentar a forma de proceder nas mais diversas atividades desenvolvidas. E, a percepção de que controles são necessários para ter maior segurança nas decisões a se tomar diariamente. O entendimento de que para se manter no mercado, é preciso, por vezes reformular algumas estratégias da empresa, reorganizar alguns processos e reavaliar as ações das pessoas, bem como avaliar o retorno que se pretende ter com tais decisões, foi outro aspecto relevante que contribuiu para os resultados obtidos até o momento com a utilização do ERP pelo grupo Villani. Por fim, cabe destacar como aspecto que influenciou de forma direta nos resultados obtidos pela organização, a possibilidade de planejar o curto e o longo prazo da empresa munido de dados, de informações verídicas e não somente baseando-se nas perspectivas (no achismo) e no cenário que apresenta o mercado. CONSIDERAÇÕES FINAIS É de suma importância que os administradores da organização percebam quais os avanços já atingidos pela empresa decorrentes da utilização deste sistema. Por essa razão, a pesquisa foi realizada por meio de aplicação de questionário, conversas informais com colaboradores e observação feita pela autora. De um modo geral, o grupo Villani teve significativos ganhos com a adesão e utilização do ERP – Protheus, o controle sobre as mais diversas entradas e saídas da organização se tornou maior, as informações se tornaram mais acessíveis e disponíveis para todos, a preocupação com as operações fiscais se tornou maior, o senso de empresa organizada se mostrou presente entre os colaboradores, entre outros aspectos. Com tudo, os processos ainda não estão totalmente alinhados, é realizar algumas práticas para garantir que tudo funcione perfeitamente, sem correr risco de fatores externos interferirem na empresa a ponto de ter de começar seu banco de dados do zero. É necessário reforçar de tempos em tempo à importância de cada integrante da organização para que a empresa continue em uma crescente.