The Use of System Dynamics to evaluate print outsourcing scenarios in a public educational institution

Detalhes bibliográficos
Autor(a) principal: Negrini, Fernando
Data de Publicação: 2019
Outros Autores: Simonetto, Eugênio de Oliveira, Rodrigues, Glauco Oliveira, de Castro, Hélio Cristiano Gomes Alves
Tipo de documento: Artigo
Idioma: por
eng
Título da fonte: Sistemas & Gestão
Texto Completo: https://www.revistasg.uff.br/sg/article/view/1544
Resumo: Information and Communication Technologies (ICT) emerge as a strategic tool, indispensable for the survival of any organization. However, excessive use of ICT can lead to drawbacks such as equipment dependency, rapid obsolescence, and rising maintenance costs. Inefficient use of ICT can result in higher costs for organizations, which may cause them to lose important competitive advantages. In this context, outsourcing printing may be an alternative for institutions to reduce their costs and become more competitive. The aim of this paper is to evaluate scenarios about the financial viability of printing outsourcing in a Federal Higher Education Institution (Instituição Federal de Ensino Superior - IFES). To this end, an exploratory research was conducted, with a quantitative approach, using computational modeling, and using the System Dynamics methodology, with simulation and evaluation of three different scenarios: current scenario, likely scenario, unlikely scenario. The results obtained indicate that the unlikely scenario (100% of leased printers) resulted in lower printing costs over the period of the experiment, totaling R$ 637,828.00; the probable scenario (50% of leased printers) totaled R$ 1,000,480.00; while the current scenario (20% of leased printers) resulted in costs of R$ 1,603,060. With the simulations, it was found that printer leasing (outsourcing printing) is the best financial alternative for IFES, which served as a reference for the study, resulting in lower printing costs compared to printer acquisition. The use of systems modeling to evaluate scenarios has been used to support managers in the decision making involving ICT; however, there were no studies in the literature focused on the financial viability simulation of printer outsourcing. Thus, this work sought to bridge this gap by developing and validating a simulation model that can be applied in different scenarios and types of organizations, and work as a reference for future studies.
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spelling The Use of System Dynamics to evaluate print outsourcing scenarios in a public educational institutionO uso de Dinâmica de Sistemas para avaliação de cenários sobre terceirização (outsourcing) de impressão em uma instituição pública de ensinoOutsourcingModelingPrint Outsourcing.TerceirizaçãoModelagemOutsourcing de ImpressãoInformation and Communication Technologies (ICT) emerge as a strategic tool, indispensable for the survival of any organization. However, excessive use of ICT can lead to drawbacks such as equipment dependency, rapid obsolescence, and rising maintenance costs. Inefficient use of ICT can result in higher costs for organizations, which may cause them to lose important competitive advantages. In this context, outsourcing printing may be an alternative for institutions to reduce their costs and become more competitive. The aim of this paper is to evaluate scenarios about the financial viability of printing outsourcing in a Federal Higher Education Institution (Instituição Federal de Ensino Superior - IFES). To this end, an exploratory research was conducted, with a quantitative approach, using computational modeling, and using the System Dynamics methodology, with simulation and evaluation of three different scenarios: current scenario, likely scenario, unlikely scenario. The results obtained indicate that the unlikely scenario (100% of leased printers) resulted in lower printing costs over the period of the experiment, totaling R$ 637,828.00; the probable scenario (50% of leased printers) totaled R$ 1,000,480.00; while the current scenario (20% of leased printers) resulted in costs of R$ 1,603,060. With the simulations, it was found that printer leasing (outsourcing printing) is the best financial alternative for IFES, which served as a reference for the study, resulting in lower printing costs compared to printer acquisition. The use of systems modeling to evaluate scenarios has been used to support managers in the decision making involving ICT; however, there were no studies in the literature focused on the financial viability simulation of printer outsourcing. Thus, this work sought to bridge this gap by developing and validating a simulation model that can be applied in different scenarios and types of organizations, and work as a reference for future studies.As Tecnologias da Informação e Comunicação (TIC) emergem como uma ferramenta estratégica, indispensável à sobrevivência de qualquer organização. Entretanto, o uso excessivo de TIC pode trazer inconvenientes, como a dependência ao equipamento, a rápida obsolescência destes, e os custos crescentes com manutenção. O uso ineficiente da TIC pode resultar em maiores custos para as organizações, fato que pode fazê-las perder vantagens competitivas importantes. Neste contexto, a terceirização de impressão pode ser uma alternativa para instituições reduzirem seus custos e se tornarem mais competitivas. O objetivo do artigo é avaliar cenários acerca da viabilidade financeira da terceirização (outsourcing) de impressão em uma Instituição Federal de Ensino Superior (IFES). Para tanto, foi realizada uma investigação de natureza exploratória, de abordagem quantitativa, com a utilização da modelagem computacional, e o uso da metodologia de Dinâmica de Sistemas, com simulação e avaliação de três diferentes cenários: cenário atual, cenário provável, cenário improvável. Os resultados obtidos indicam que o cenário improvável (100% das impressoras locadas) resultou em menores custos de impressão ao longo do período do experimento, totalizando R$ 637.828,00; o cenário provável (50% das impressoras locadas) totalizou R$ 1.000.480,00; enquanto que o cenário atual (20% das impressoras locadas) resultou em custos de R$ 1.603.060. Com as simulações, constatou-se que a locação de impressoras (terceirização de impressão) é a melhor alternativa, em termos financeiros, para a IFES que serviu de referência para o estudo, resultando em menores custos de impressão em comparação à aquisição de impressoras. A utilização de modelagem de sistemas para avaliar cenários tem sido utilizada para apoiar gestores na tomada de decisão envolvendo TIC, porém, não foram encontrados na literatura trabalhos voltados à simulação de viabilidade financeira da terceirização de impressoras. Sendo assim, este trabalho procurou sanar esta lacuna, através do desenvolvimento e validação de um modelo de simulação, que pode ser aplicado em diferentes cenários e tipos de organizações, e servir de referência para estudos futuros.As Tecnologias da Informação e Comunicação (TIC) emergem como uma ferramenta estratégica, indispensável à sobrevivência de qualquer organização. Entretanto o uso excessivo de TIC pode trazer inconvenientes, como a dependência ao equipamento, a rápida obsolescência destes, os custos crescentes com manutenção de equipamentos, ou um tratamento desumanizado. O uso ineficiente da TIpode resultar em maiores custos para as organizações, fato que pode fazê-las perder vantagens competitivas importantes. Neste sentido, a terceirização de impressão pode ser uma alternativa para instituições reduzirem seus custos. O objetivo do artigo é avaliar cenários acerca da viabilidade financeira da terceirização (outsourcing) de impressão em uma Instituição Federal de Ensino Superior (IFES). Para isso utilizou-se a modelagem computacional, caracterizada por modelos prescritivos, e o uso da metodologia de Dinâmica de Sistemas, com simulação e avaliação de três diferentes cenários: cenário atual, cenário provável, cenário improvável. Os resultados obtidos indicam que o cenário improvável (100% das impressoras locadas) resultou em menores custos de impressão ao longo do período do experimento, totalizando R$ 637.828,00; o cenário provável (50% das impressoras locadas) totalizou R$ 1.000.480,00, enquanto que o cenário atual (20% das impressoras locadas) resultou em custos de R$ 1.603.060. Com as simulações constatou-se que a locação de impressoras (terceirização de impressão) é a melhor alternativa, em termos financeiros, para a IFES que serviu de referência para o estudo, resultando em menores custos de impressão em comparação à aquisição de impressoras. A principal contribuição prática do modelo desenvolvido é a obtenção de uma ferramenta capaz de avaliar a viabilidade e os impactos financeiros advindos da terceirização de impressão, as quais podem ser aplicadas em diferentes cenários e tipos de organizações, auxiliando os gestores na tomada de decisão.        ABEC2019-10-08info:eu-repo/semantics/articleinfo:eu-repo/semantics/publishedVersionModelagemtext/htmltext/htmlapplication/pdfapplication/pdfhttps://www.revistasg.uff.br/sg/article/view/154410.20985/1980-5160.2019.v14n3.1544Sistemas & Gestão; v. 14 n. 3 (2019): SETEMBRO 2019; 257-2681980-516010.20985/1980-5160.2019.v14n3reponame:Sistemas & Gestãoinstname:Universidade Federal Fluminense (UFF)instacron:UFFporenghttps://www.revistasg.uff.br/sg/article/view/1544/htmlhttps://www.revistasg.uff.br/sg/article/view/1544/html_1https://www.revistasg.uff.br/sg/article/view/1544/pdfhttps://www.revistasg.uff.br/sg/article/view/1544/pdf_1Copyright (c) 2019 Sistemas & Gestãoinfo:eu-repo/semantics/openAccessNegrini, FernandoSimonetto, Eugênio de OliveiraRodrigues, Glauco Oliveirade Castro, Hélio Cristiano Gomes Alves2020-05-29T17:15:33Zoai:ojs.www.revistasg.uff.br:article/1544Revistahttps://www.revistasg.uff.br/sgPUBhttps://www.revistasg.uff.br/sg/oai||sg.revista@gmail.com|| periodicos@proppi.uff.br1980-51601980-5160opendoar:2020-05-29T17:15:33Sistemas & Gestão - Universidade Federal Fluminense (UFF)false
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